Wann macht es Sinn, einen Hochzeitsplaner zu engagieren?

Diese und viele Fragen mehr beantwortet euch Weddingplanerin Sabrina Klotz

Hochzeitsplanerin Sabrina Klotz | Foto: Simone Ulmer Fotografie

Der Hochzeitstag gilt als einer der bedeutendsten Momente im Leben eines Paares - emotional, einzigartig und unvergesslich. Doch bis es so weit ist, steckt hinter dem großen Tag meist monatelange Planung, unzählige Entscheidungen und oft auch eine Portion Stress. Damit am Ende alles reibungslos verläuft und die Feier den persönlichen Wünschen entspricht, greifen viele Paare immer häufiger auf die Unterstützung einer professionellen Hochzeitsplanerin zurück. Denn: Sie kennt die aktuellen Trends, behält das Budget im Blick und sorgt dafür, dass aus Visionen Realität wird. Doch wann genau macht es Sinn, einen Weddingplaner zu engagieren und welche Leistungen stehen dahinter?

Wir haben mit der Hochzeitsplanerin Sabrina Klotz aus Marbach gesprochen. Als Wedding- und Eventplanerin plant Sabrina keine Events "von der Stange", sondern "... authentische, fantasievolle und einzigartige Herzmomente voller Freudentänze, Glücksgefühle, Verbundenheit und Wohlfühl-Atmosphäre.", wie sie selbst sagt. Sabrina unterstützt alle heiratswilligen Paare bei der Planung ihrer Traumhochzeit. Ob Komplettplanung, Teilplanung oder Hilfe bei der Suche nach bestimmten Dienstleistern oder der Traumlocation - mit ihrer Agentur HERZMOMENTE organisiert und plant Sabrina für euch im Hintergrund.

Liebe Sabrina, wie bist Du eigentlich dazu gekommen, Weddingplanerin zu werden? Ist das Dein Traumjob?

Viele Jahre war ich im Ausland im Tourismus tätig. Ich habe schon auf den Malediven, in Spanien, England etc. gelebt und gearbeitet. Das Organisieren von Events war immer schon Teil meines Berufslebens. Es macht mir große Freude, mit kreativen Ideen ein Event zu einem Erlebnis zu machen. Nach mehreren Jahren Berufserfahrung im Eventbereich, in der Touristik insbesondere im Ausland und der Hotellerie sowie auf einem Kreuzfahrtschiff, habe ich viel über Planung, Organisation und Flexibilität lernen dürfen. Nach der Organisation meiner beiden Hochzeiten, eine davon am Strand, habe ich mich dazu entschlossen, ein Fernstudium zur Hochzeitsplanerin mit IHK-Abschlussprüfung zu machen. Das Zertifikat rundet meine Selbständigkeit auch fachlich ab.

Ich liebe es, ein Herzensprojekt zu beginnen und ein Paar bis zum großen Tag zu begleiten - in dem Wissen, dass sie ihren Hochzeitstag genießen können. Im Vordergrund steht für mich immer die Liebe von zwei Menschen, die gefeiert wird.

Mit HERZMOMENTE bin ich glücklich, mir meine eigene kleine Hochzeitswelt/Eventwelt aufgebaut zu haben. Der Traum vom Wedding-/Eventplaner, in dem ich meine Ideen, meine Kreativität und vor allem meine Liebe für Hochzeiten und besondere Events ausleben kann, hat sich erfüllt. Ich plane Hochzeiten mit Leidenschaft, von daher kann ich sagen, dass dies mein Traumjob ist. Am Ende der Feier zu wissen, dass das Paar einen wundervollen Tag genossen hat, macht mich glücklich. Dabei möchte ich authentisch und persönlich an eurer Seite stehen und meine kreativen Ideen einbringen.

Wann macht es für Brautpaare Sinn, einen Hochzeitsplaner zu engagieren?

Kurz gesagt: Für alle, welche die Vorfreude auf die Hochzeit entspannt genießen möchten und am Tag der Hochzeit nicht die Gäste mit den vielen Aufgaben beladen wollen. Mit einem Hochzeitsplaner an eurer Seite werdet ihr von der ersten Budgetkalkulation, über Location-Besichtigungen, Dienstleisterauswahl bis hin zu eurem großen Tag begleitet und bei allem unterstützt, was ansteht.

Besonders aber auch für Paare, die nicht gerne selbst organisieren oder wo beide berufstätig sind, macht ein Hochzeitsplaner Sinn. Eine Hochzeit zu planen, nimmt viel Zeit in Anspruch und strapaziert manchmal auch die Nerven. Von daher ist es sinnvoll, sich Unterstützung zu suchen. Ob Komplett- oder Teilplanung - professionelle Unterstützung hilft, die wunderbare Verlobungszeit entspannt und mit Vorfreude auf den großen Tag zu genießen.

Das Brautpaar am Hochzeitstag glücklich zu sehen, ist auch Hochzeitsplanerin Sabrina's größtes Glück | Foto: Farbklang Fotografie

Heiraten mit Weddingplaner - welche Leistungen stehen dahinter?

Es gibt für jedes Paar die passende Leistung, ganz individuell und angepasst auf die Bedürfnisse, das ist wichtig. Es gibt schon Pakete bei mir, z.B. die Wedding-Komplettplanung, die alles von A-Z einschließt oder die Teilplanung, die sehr beliebt ist bei den Brautpaaren. Hier unterstütze ich nur in den Teilbereichen, in denen noch Hilfe benötigt wird, z.b. bei der Locationsuche oder bei der Dienstleistervermittlung. Als Wedding Day Manager bin ich am Tag der Hochzeit vor Ort und koordiniere alles im Hintergrund, so dass das Brautpaar Gast auf seiner eigenen Feier sein kann, sowie auch die Trauzeugen und Freunde. Die Leistungen sind also vielfältig.

Eine Hochzeit ist ja schon sehr teuer. Was kostet dann auch noch ein Hochzeitsplaner?

Das stimmt, Hochzeiten sind heutzutage je nach Größe und Gästeanzahl recht preisintensiv. Ich als Hochzeitsplanerin biete Festpakete an, dies sorgt für bessere Planbarkeit und Transparenz. Provision erhalte ich nicht von den Dienstleistern, denn ich möchte meinen Paaren nur wirklich passende Dienstleister vermitteln. Da aber jede Hochzeit individuell ist und jedes Paar andere Wünsche und Vorstellungen hat, kann ich hier keinen genauen Preis nennen.

Nach einem unverbindlichem Kennenlerngespräch erhalten meine Paare ein maßgeschneidertes Angebot. Auf den ersten Blick erscheint ein Weddingplaner vielleicht als Luxus und als teuer, wenn man es aber auf die Stunden herunterrechnet und den Stress berücksichtigt, der den Paaren erspart bleibt, ist die professionelle Hilfe wahrscheinlich jeden Cent wert. Mein Ziel ist es, aus dem für die Paare zur Verfügung stehendem Budget das beste Preis-Leistungs-Verhältnis herauszuholen.

Wie gehen Hochzeitsplaner vor? Und was ist das erste, worüber sich das Brautpaar bei der Hochzeitsplanung einig sein muss?

Wenn ein Brautpaar anfragt, steht das erste unverbindliche und kostenfreie Kennenlerngespräch an. Hier kann ich mir ein Bild des aktuellen Planungsstandes machen. Wichtig für Brautpaare ist, sich gleich zu Beginn folgende Fragen zu stellen: Wie wollen wir heiraten - kirchlich oder freie Trauung? Was sind unsere Prioritäten? Ungefähre Gästeanzahl und vorhandenes Budget schon einmal überblicken.
Natürlich kann man auch bei einem Hochzeitsplaner anfragen, wenn man noch unschlüssig ist. Dafür sind wir Experten da und können gleich zu Beginn schon hilfreich zur Seite stehen. Wichtig ist mir auf jeden Fall eine offene und ehrliche Kommunikation, genauso wie die Sympathie - das Brautpaar soll sich mit seinem Weddingplaner wohl fühlen.

Auch in puncto Hochzeitstorte muss man sich als Paar einig sein! ;-) | Foto: Farbklang Fotografie

Wann spätestens sollte mit der Hochzeitsplanung begonnen werden, damit die Planungs- und Organisationsphase möglichst entspannt abläuft?

Je früher, desto besser. Bei einer Hochzeit sind 1 – 1,5 Jahre im Voraus perfekt, bei gefragten Terminen im Sommer oder bei sehr gefragten Locations sind zwei Jahre im Voraus empfehlenswert. Sobald ihr verlobt seid und mit der Planung beginnen möchtet, bin ich bereit, euch zu unterstützen. Für andere Events wie Geburtstage etc. sind auch kurzfristigere Anfragen machbar.

Welche Kriterien sind Dir bei der Auswahl von Dienstleistern, mit denen Du zusammen arbeitest und die Du Deinen Brautpaaren empfiehlst, besonders wichtig?

Mir ist es wichtig, dass ich die Dienstleister kenne, die ich empfehle. Ich suche für jedes Brautpaar individuell die Dienstleister aus, die passen. Natürlich ist mir Zuverlässigkeit und ein sympathisches Wesen bei den ausgewählten Dienstleistern, neben ihrer fachlichen Kompetenz und Professionalität, sehr wichtig. Es sollte insgesamt harmonieren und alle an einem Strang ziehen, um diesen einen Tag zu einem unvergesslichen Herzmoment zu machen. Bei den Dienstleistern, die ich empfehle, spürt man, dass sie ihren Job mit Leidenschaft machen, genauso wie ich.

Was ist für Dich die größte Herausforderung bei der Organisation einer Hochzeitsfeier?

Die größte Herausforderung, ist das Unvorhergesehene. Man kann alles planen, sollte aber dennoch flexibel auf Unwegsamkeit reagieren. Sprich - es kann jederzeit etwas passieren und meine Aufgabe ist es, dies bestmöglich zu lösen und dabei dem Brautpaar immer das Gefühl zu geben, es wird alles funktionieren.

Manchmal ist es aber auch die Sache mit dem Fingerspitzengefühl, denn manchmal passen die Wünsche und das gesetzte Budget nicht ganz zusammen. Das muss man dem Paar näher bringen und eine passende Alternative finden, die budgetfreundlicher ist. Aber bisher hat das ganz gut geklappt.

Hochzeitsplanerin Sabrina Klotz ist fachliche Kompetenz und Professionalität sehr wichtig | Foto: Svetlana Kohlmeier Fotografie

Was macht die Region Stuttgart als Heiratsregion interessant? Gibt es persönliche Lieblingsorte und Locations, die Du Deinen Brautpaaren besonders gerne empfiehlst?

Die Region Stuttgart hat einiges zu bieten - ob modern-urban oder wunderschöne Weingüter und Burgen. Wenn es um standesamtliche Hochzeiten geht, finde ich das Angebot von Ludwigsburg toll, hier gibt es die Möglichkeit z.b. in der Orangerie des Blühenden Barock oder in der Domäne Monrepos/Seeschloss zu heiraten. Die Standesämter der Region haben den Trend erkannt und bieten sogenannte Ambientetrauungen in verschiedenen Locations außerhalb des Standesamtes an.

Eine Location etwas weiter Richtung Schwäbische Alb, die ich definitiv empfehlen kann, ist das Hofgut Maisenburg. Die einzigartige Lage mit der Möglichkeit der Freien Trauung mitten im Grünen, sowie Übernachtungsmöglichkeiten direkt vor Ort machen die Maisenburg zu einer Traumlocation. Der Blick ins Tal ist wirklich sehr schön und es gibt nur eine Hochzeit am Tag - sprich, man hat die gesamte Anlage exklusiv für sich.

Um noch eine Location für kleinere Gesellschaften zu nennen, denn da ist es manchmal schwierig, was Passendes zu finden... Hier kann ich das Gärtnerhaus Kleinglattbach empfehlen in Vaihingen an der Enz. Ein nettes Haus mit einem großen Garten und tollen Möglichkeiten sowie genug Fläche für eine Freie Trauung.

Das Schöne ist, es kommen immer wieder neue Locations oder Orte dazu, so dass man immer wieder auf Entdeckungstour gehen kann.

Liebe Sabrina, zum Schluss: Welche aktuellen Trends siehst Du in der Hochzeitsbranche? Gibt es besondere Themen oder Konzepte, die momentan besonders gefragt sind?

2025 wird überraschend. In drei Schlagwörtern: außergewöhnlich, persönlich und Erlebnisse. Ich sehe folgende Trends:

1. Die Hochzeit als Marke: Es zählen Individualität und Persönlichkeit. Der Trend geht weg von Standard-Hochzeiten hin zu einzigartigen Feiern, die die Persönlichkeit des Paares widerspiegeln. Denn jedes Brautpaar hat seine eigene Geschichte, und es ist schön, wenn dies bei der Hochzeit rüberkommt. Denn eine personalisierte Hochzeit spiegelt nicht nur die Liebe zwischen zwei Menschen wider, sondern auch ihre gemeinsamen Interessen und ihren Weg.

2. Innovative Foto- und Videotrends: Die Hochzeitsfotografie entwickelt sich weiter, und 2025 stehen emotionale und dynamische Aufnahmen im Fokus. Paparazzi-ähnliche Schnappschüsse und bewusst unscharfe Bewegungsfotos fangen den Zauber des Moments ein. Besonders beliebt sind außerdem Drohnenaufnahmen, die spektakuläre Perspektiven eröffnen. Fotoboxen werden durch 360 Grad Videoboxen ersetzt oder Gif-Funktionen. Hochzeits-Apps oder Hochzeits-Webseiten sind auch sehr beliebt. Social Media spielt natürlich auch eine große Rolle.

3. Multiday-Events: Warum nur einen Tag feiern, wenn man ein ganzes Wochenende genießen kann? Multiday-Events sind der perfekte Rahmen, um Gäste aus Nah und Fern willkommen zu heißen und mehr gemeinsame Zeit zu schaffen.

4. Überraschende Kulinarik: Hochzeitsmenüs werden immer kreativer und sorgen dafür, dass auch die Verpflegung zum Highlight wird. Von nostalgischen Snacks bis hin zu interaktiven Stationen wie Pizza- oder Pasta-Bars - der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

5. Farben: Bei Herzmomente sehe ich einen klaren dominanten Hochzeitstrend für 2025 - kräftige, leuchtende Farben, mutige Kombinationen. Lebhafte Töne wie Pink, Blau, lebendiges Violett und feuriges Orange werden ein starkes Statement setzen, indem sie Energie und Dynamik in die Blumendesigns einbringen. Genauso wie meine Signature-Farbe Koralle - bunt und lebensfroh. Ebenso Deko mit Früchten wie Zitronen, Granatapfel etc. - natürlich und lebendig.

Kräftige, leuchtende Farben sind wieder im Trend - auch Blau ist 2025 wieder im Kommen | Foto: Leonardo Miranda via Unsplash

Mein Tipp im Hinblick auf das Budget: Technik, Blumenschmuck und ausgefallene Locations können recht hochpreisig sein. Von daher ist es wichtig, sich Prioritäten zu setzen! Und: Man muss auch nicht jeden Trend mitmachen, sondern kann das Passende für sich rauspicken oder auf die eigenen Vorlieben und das vorhanden Budget anpassen. Wichtig ist immer nur eines: Feiert wie es euch gefällt und so wie es zu euch passt!


*****

Vielen Dank, liebe Sabrina, für dieses sehr nette und ausführliche Interview!

Weitere Informationen zur Wedding- und Eventplanerin Sabrina Klotz von HERZMOMENTE und ihre kompletten Kontaktdaten findet ihr HIER in eurem Hochzeitsportal und auf ihrer Homepage.